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venerdì, Ottobre 22, 2021
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Softworks, un software che rivoluziona la gestione del personale.

Softworks: un software per la gestione del personale che dimostra il suo valore nel settore socio-sanitario durante l’emergenza Covid-19. Intervista al Business Development Manager.

Le persone giuste, nel posto e nel momento giusto con le competenze necessarie. Intervista ad Andrea Castagnoli Business Development Manager per Softworks.

Il contagio e l’isolamento di tantissimi medici, infermieri e professionisti sanitari ha generato molte problematiche nella gestione del personale. Quale soluzione propone Softworks?

Softworks fornisce un software per la gestione del personale che automatizza e semplifica, in maniera considerevole l’organizzazione dei turni, le timbrature, la richiesta di ferie e permessi e la gestione del personale sanitario per il settore Risorse Umane.

Le nostre soluzioni vengono usate da un ampio numero di strutture sanitarie in Irlanda, Regno Unito e recentemente anche in alcuni ospedali in Canada e nel 2021 ci sarà anche un’espansione ulteriore con investimenti per il mercato italiano, tedesco e statunitense.

Finora, durante la pandemia, il nostro software per la gestione automatica dei turni si è rivelato davvero efficace, dimostrando quanto sia valido nelle strutture sanitarie in diversi Paesi europei e non.

Avere una situazione precisa dei turni e delle risorse umane, in un ospedale, con i professionisti giusti nel momento e nel posto giusto crediamo sia un elemento fondamentale per assicurare la migliore assistenza possibile ai pazienti, sia durante la pandemia, ma anche prima e dopo il Covid-19. Il personale sanitario che organizza i turni per un reparto, ad esempio, deve tenere in considerazione una serie di fattori importantissimi quali la disponibilità dei medici, infermieri, OSS, tecnici e di tutti i professionisti necessari. Inoltre, bisogna assicurare il rispetto delle direttive europee del lavoro e fornire una turnazione che sia equa e bilanciata, evitando che alcuni lavorino sempre di notte o nel fine settimana. Tutto ciò, che certamente oggi avviene, richiede ovviamente tempo ed è anche notevolmente complesso.

Il Covid-19 ha intensificato notevolmente queste operazioni nelle strutture socio-sanitarie per due motivi principali. Il primo riguarda chiaramente l’elevato numero di nuovi pazienti e il secondo la riduzione del personale disponibile a causa di questo maledetto coronavirus e della conseguente malattia o necessità di autoisolamento.

Il nostro software combina in maniera automatica le informazioni del personale attraverso un processo di scansione intelligente e innovativo, dei dati a disposizione, in termini di ore lavorate, presenze, ferie, competenze quali lauree o certificati professionali abilitanti, malattia e preferenze dei vari professionisti sanitari.

Sulla base di questi dati, ogni responsabile sanitario può creare il proprio piano turni con un semplice click, sia per un reparto sia per un’intera struttura sanitaria, avendo la possibilità di identificare immediatamente ogni gap con l’opzione di coprire quel turno chiedendo la disponibilità ad altri professionisti via email o sms.

Quali sono i risultati che si possono ottenere grazie a questo software rivoluzionario?

I risultati sono davvero incredibili, dato che premendo un semplice bottone si potrà creare la turnazione settimanale, mensile o annuale per diversi team, reparti o dipartimenti situati in varie località. Il sistema Softworks riesce a incamerare e gestire anche le combinazioni più complesse in maniera semplice e immediata.

Un esempio è quello in cui sia necessaria una persona per svolgere una mansione che richiede una competenza particolare, come ad esempio l’aver sostenuto l’ultimo corso di formazione sulle direttive Covid-19, tenendo anche conto del numero di weekend già lavorati in precedenza. Il software escluderà automaticamente sia chi non ha questa competenza sia chi ha già lavorato il weekend precedente, indicando così solo il personale che potrà essere allocato, dopo un’operazione di esclusione di coloro che non hanno queste due caratteristiche.

La pianificazione dei turni automatizzata produce un duplice guadagno. Primo, una migliore risposta alle esigenze dei pazienti, avendo le persone giuste al posto e al momento giusto.

Secondo, un incredibile risparmio in termini di tempo e costi di gestione, visto che si possono ridurre notevolmente gli straordinari e il bisogno di richiedere personale aggiuntivo e soprattutto completare i turni con un click. Al contempo si potrà mettere in campo un processo di responsabilizzazione del personale, dando loro più controllo sulla turnazione e offrendo la possibilità di dare input ai Dirigenti e ai Responsabili attraverso il nostro portale Self-Service disponibile sia su computer e tablet sia come App.

Oltre la pandemia, in che modo Softworks può rappresentare un valore aggiunto per l’organizzazione sanitaria?

Le organizzazioni sanitarie sono costantemente poste di fronte a nuove sfide come quella di fornire ai loro pazienti il miglior livello di cure possibili, attraendo e gestendo i professionisti più competenti senza mai perdere di vista il controllo dei costi.

Le mansioni amministrative come il piano ferie, le richieste di permessi, malattie, le attività svolte dal settore delle Risorse Umane e i turni di lavoro sono tutte azioni estremamente complicate e che richiedono molto tempo.

Semplificare la gestione del personale riducendo il carico di lavoro amministrativo attraverso il sistema Softworks, permetterà ai Dirigenti e ai Responsabili di avere più tempo a disposizione per concentrarsi sulle diverse sfide quotidiane presenti nel settore sanitario e portare avanti iniziative strategiche.

Avere a disposizione un aggiornamento costante delle ore lavorate, produce un ulteriore vantaggio in termini di buste paga attraverso un’identificazione preventiva di costi ulteriori qualora vi siano straordinari non preventivati o non approvati, richieste di malattia non autorizzate correttamente, ritardi costanti e turni non programmati nella maniera più efficiente.

Infine, utilizzare il nostro software per la gestione del personale aiuta costantemente nel prendere decisioni importanti perché i Dirigenti, Managers e i Responsabili di ogni reparto possono avere un accesso diretto alle informazioni fornite in tempo reale in modo da poter attuare cambiamenti dell’ultimo minuto in maniera veloce e sicura, e questo è un valore fondamentale in questo tipo di settore così dinamico.

Rispetto le organizzazioni che hanno adottato il Vostro sistema, quali sono i riscontri che avete?

Uno degli ospedali che ha adottato il nostro software ha avuto un incremento improvviso del numero di professionisti esperti di Terapia Intensiva che sono stati costretti a essere messi in isolamento a causa del Covid-19. Questo ha portato a una diminuzione del personale a disposizione per operare in Terapia Intensiva in maniera qualificata.

L’ufficio Risorse Umane ha dovuto quindi identificare chiunque potesse svolgere quella mansione all’interno dell’ospedale negli ultimi 10 anni, ma che era stato assegnato ad altri reparti.

Il Sistema Softworks ha fornito questa lista in pochi minuti attraverso il nostro report relativo alle competenze e ai training ricevuti, che offre una panoramica dettagliata di chi abbia queste competenze all’interno della struttura. In questo modo, è stato possibile spostare questi professionisti da un reparto all’altro, per affrontare l’assenza di personale nel periodo Covid-19.

Questo è solo un esempio di come il nostro software e Softworks abbiano fatto la differenza in maniera positiva all’interno di una struttura socio-sanitaria.

A parte il nostro modulo per la turnazione, abbiamo ricevuto anche dei riscontri positivi per la gestione delle timbrature e delle assenze all’interno delle organizzazioni sanitarie, specialmente durante il lockdown quando diversi dipartimenti amministrativi hanno dovuto spostarsi e lavorare da casa. La transizione è avvenuta senza alcun problema o interruzione del servizio.

Molti Dirigenti amministrativi e delle Risorse Umane stanno lavorando da casa tutt’ora e durante il primo lockdown.

Mentre prima avevano la possibilità di timbrare direttamente in ospedale attraverso i terminali, ora possono compiere le stesse azioni on-line con i loro computer, laptop, tablet e smartphone visto che abbiamo sia una app sia un portale Self-Service che sono facilmente accessibili. Il fatto che questa transizione sia avvenuta in maniera così lineare ha avuto un impatto davvero positivo per i dirigenti amministrativi e HR nelle loro organizzazioni.

In questa situazione senza precedenti, abbiamo cercato di ridurre al minimo il tempo necessario o le energie richieste per gestire tutta l’attività di timbratura e gestione assenze.

Ciò ha permesso al personale sanitario di concentrarsi al massimo nella loro attività lavorativa, mentre i dirigenti delle Risorse Umane hanno potuto fornire loro tutto il supporto necessario per elaborare soluzioni ogni giorno, dovendo fronteggiare questo momento così complicato.

Un altro esempio è quello di una Responsabile delle Risorse Umane di un ospedale molto grande. Il suo compito era quello di completare le buste paga da remoto ed è stato fantastico sapere che la nostra soluzione cloud le abbia permesso di lavorare da casa come se fosse in ufficio, con le stesse opzioni disponibili che sono presenti in ospedale.

È riuscita a estrarre tutte le ore autorizzate per quel mese specifico per completare poi la pratica attraverso il sistema di pagamento interno. Tutto il personale non ha avuto alcun ritardo nel ricevere il proprio stipendio.

Questa Responsabile era davvero orgogliosa di come fosse riuscita a mantenere lo stesso livello di precisione e accuratezza nelle buste paga, nonostante stesse lavorando da casa. È stato il suo modo di supportare i colleghi, in prima linea in maniera tangibile.

Siamo sempre riusciti a dimostrare i benefici monetari e di produttività che si possono ottenere implementando il nostro software, ma so anche che una crisi come questa ci mette di fronte alla domanda: come possiamo contribuire al bene primario che è la salute?

Ricevere così tanti riscontri positivi dai nostri clienti che operano nel settore socio-sanitario ci rende orgogliosi di come il sistema Softworks sia a disposizione per affrontare queste sfide così nuove e complesse.

Non smetteremo mai di ringraziare abbastanza l’incredibile lavoro che tutto il personale ospedaliero e non sta facendo per combattere il Covid-19 e continueremo a supportarlo ogni giorno anche nel futuro.

Per contattare il dott. Castagnoli: [email protected]

Per maggiori informazioni: Softworks.it.

Comitato di Redazione
Servizio Redazionale.
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