L’approccio LEAN in sanità: come risparmiare risorse economiche e ristrutturare il Servizio Sanitario Nazionale.

Buone prassi nei servizi socio-sanitari in Veneto: qualità in sinergia.

Il continuo stillicidio di risorse che ha colpito SSN italiano negli ultimi anni, le interminabili liste d’attesa, la disorganizzazione nella gestione dei pazienti e le duplicazioni delle richieste di prestazioni, sono solo alcuni dei tanti elementi che rendono quanto mai necessaria una riorganizzazione strutturale della sanità pubblica.

Il problema, però, è quello di trovare un sistema che garantisca un aumento della produzione e della sua qualità, senza potenziamenti ulteriori delle risorse disponibili. Le necessità che abbiamo appena elencato, possono trovare risposta nell’applicazione di un modello di organizzazione aziendale che sempre più imprese stanno adottando: la Lean Organization.

Un metodo utilizzabile è la teoria del Lean. Essa identifica gli elementi di spreco, analizza con metodo scientifico i processi, migliora la produttività e ottimizza l’allocazione delle risorse, ottenendo cosi un miglioramento delle prestazione e soprattutto una riduzione dei costi.

I principi fondamentali del Lean Thinking sono:

  • Identificare il valore;
  • Mappare il flusso del valore;
  • Creare il flusso;
  • Far tirare la produzione dal cliente;
  • Inseguire la perfezione.

L’approccio Lean ha come obiettivo principale il Kaizen (miglioramento continuo), da cui deriva la possibilità di personalizzare i servizi erogati in funzione della domanda.

La strategia lean comporta dunque l’abbandono dei vecchi modelli organizzativi che frazionano i processi interni, rendendo difficile l’integrazione orizzontale e diminuendo la visione globale degli obiettivi aziendali da parte dei professionisti coinvolti.

La metodologia delle 5 S è usata per la gestione dell’ordine e della pulizia. Si ha maggiore efficienza, maggiore sicurezza degli ambienti di lavoro, maggiore soddisfazione e aumento delle prestazione e della produttività. Si ha inoltre un miglior uso delle attrezzature e degli impianti e una maggior qualità del prodotto.

Le 5 S sono: separare, ordinare, controllare, standardizzazione, sostenere.

  • SEPARARE: togliere tutto ciò che non è produttivo. Uno strumento usato per questa fase è il RED TAG: consiste nell’applicare dei talloncini rossi sulle cose e sui prodotti che necessitano di valutazione sulla loro utilità. È utile per inventariare il materiale all’interno di un magazzino, individuando in che quantità è necessario, se deve stare per forza in quella determinata area.
  • ORDINARE: togliere le cose inutili, sistemando gli oggetti necessari. Deve essere chiaro e ben definito, definendo il posto per ogni oggetto. Impostare degli standard per facilitare la ricerca di un prodotto.
  • CONTROLLARE: è necessario che sia mantenuto l’ordine.
  • STANDARDIZZARE: utilizzare procedure standard attraverso checklist. Procedure standardizzate richiedono minor tempo e quindi minor spreco.
  • SOSTENERE: diffondere un’analisi continua dei problemi, identificando delle contromisure per avere un miglioramento continuo a costo zero attraverso lo svolgimento di audit.

Metodo A3 .

Il metodo prende il nome dal formato del documento (A3, appunto) che deve risultare sufficiente per illustrare l’intero processo di raggiungimento di un obiettivo o di soluzione di un problema.

La compilazione di questo documento avviene coinvolgendo tutti gli attori del processoalla base del problema o dell’obiettivo da raggiungere, qualsiasi sia il livello gerarchico in cui si trovano. Il pensiero di tutte queste persone viene sintetizzato in un unico foglio A3, la cui facilità di lettura e di aggiornamento permette sempre di includere in pochi minuti un ulteriore punto di vista.

Lo sforzo di sintesi richiesto è ripagato dal risultato: il documento in sé, e soprattutto il processo per la sua realizzazione, conduce infatti il “redattore” dell’A3 in un mondo di micro-narrazioni che gli permette di acquisire quella leadership che viene riconosciuta a chi è in grado di proporsi come portavoce del punto di vista di tutti.

Tutto inizia da un foglio bianco di formato A3. Il foglio può essere diviso in diverse sezioni a seconda del contesto e del problema. Di seguito un format che si prestabene nei casi di attività di problem solving. Gli obiettivi sono:

  • Fornire uno strumento decisionale ai responsabili aziendali che tenga conto oltre che degli aspetti analitici anche degli aspetti relativi alla comunicabilità ed al coinvolgimento delle persone.
  • Assicurare che tutti gli elementi necessari alla comprensione ed alla soluzione di un problema siano considerati, a partire dal punto di vista di tutte le persone coinvolte.
  • Imparare a deselezionare le informazioni ed a rappresentare solo quelle veramente necessarie, in modo visuale e coerente.
  • Imparare ad imparare dagli altri.

Bibliografia.

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